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Saisie offshore : un service souple et efficace pour la sauvegarde des données

Saisie offshore _ un service souple et efficace pour la sauvegarde des données

L’externalisation des saisies de données est un moyen pour les sociétés de dégager du temps pour leur personnel, et permettre à ce dernier de se concentrer sur les activités propres de l’entreprise. En effet, la saisie de données est une tâche qui peut être extrêmement chronophage. Par ailleurs, certaines spécificités des données exigent une bonne maîtrise de la transcription, en particulier pour les documents comptables et financiers.

Quels avantages à faire appel à un service de saisie offshore ?

La saisie offshore est avantageuse pour l’entreprise. D’abord, le volume de travail consacré à des activités secondaires est considérablement réduit. En effet, l’entreprise génère souvent une bonne quantité de paperasses liées à son travail quotidien.

Pourtant, les charges financières ne sont pas plus lourdes : l’externalisation permet de réduire les charges de l’entreprise. Ensuite, l’externalisation de la saisie permet d’avoir une sauvegarde efficace des documents importants : ils sont retranscrits fidèlement, catégorisés avec logique, facilement accessibles au besoin et conservés à l’abri. Ce service est fait par un opérateur professionnel qui peut s’occuper de saisir des documents divers comme des rapports, des documents juridiques, des fiches de projets, des pièces comptables etc.

Comment choisir un service de saisie offshore ?

Avant de se fixer sur la structure à qui confier la saisie de ses données d’entreprise, il est recommandé de préciser ses besoins. L’entreprise a-t-elle une contrainte de temps ? Les documents à saisir sont-ils de nature délicate ou stratégique ? Les documents ont-ils une certaine spécificité technique comme des formules mathématiques par exemple ? Quelle est la langue de saisie utilisée ? Les réponses à ces questions permettent de mieux cerner les attentes et de mieux identifier le prestataire idéal pour une saisie offshore. La comparaison des offres est aussi nécessaire pour vous donner une idée de l’ordre des prix pratiqués dans le secteur de la saisie des données. Enfin, il est aussi conseillé de faire des recherches sur les témoignages et les retours d’autres clients, avant de se lancer dans le choix définitif d’un prestataire pour une saisie offshore.

Quel est le profil idéal d’un opérateur pour une saisie offshore

Il y a plusieurs critères importants à retenir. En général, cependant, on attend d’un bon opérateur qu’il soit rapide dans la saisie et capable de saisir fidèlement les données des documents, textes ou chiffres. Certains secteurs peuvent exiger d’avoir une connaissance particulière. C’est le cas dans le domaine des finances par exemple, où une connaissance préalable est nécessaire pour traiter les documents correctement. Ensuite, l’opérateur de saisie doit maîtriser la langue de travail, qu’il doit parler et comprendre comme un natif. Enfin, et cette condition est inéluctable, l’opérateur doit être rapide. En général, cinquante mots à la minute sont un rythme idéal pour un bon opérateur de saisie. Enfin, et non des moindres, le respect des instructions du client et des deadlines est primordial, en particulier si l’entreprise a des contraintes de temps.

Quels types de documents un opérateur externe peut-il saisir ?

Tous les documents peuvent être saisis et retranscrits, dès lors que le prestataire choisi à les compétences pour faire un enregistrement informatique. Dans la plupart du temps, les documents confiés aux opérateurs de saisie sont des textes. Ce sont ce qu’on appelle dans le métier des documents à caractère alphabétique. Par exemple, il peut s’agir d’un rapport d’activité, d’un dossier de projet, de courriels importants etc. Ensuite, un opérateur de saisie peut aussi être amené à manipuler des documents numériques, c’est-à-dire chiffrés. Certains documents sont composés de formules, qui sont en réalité des textes et des chiffres combinés. Il peut aussi s’agir de données financières ou monétaires, qui sont courants dans le secteur comptable. Au-delà des traitements de documents, l’opérateur s’assure aussi de la cohérence de la datation, par exemple : dates d’évènements, dates d’anniversaires, dates d’embauche…etc., en lien avec l’activité de l’entreprise.

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