Le déploiement de la technologie RPA permet d’optimiser les workflows ou flux de travail. Une entreprise soucieuse de dynamiser son organisation doit prendre des dispositions pour automatiser ses workflows, car les avantages qui en découlent sont nombreux.
Pourquoi automatiser les workflows ?
L’automatisation des workflows est avantageuse à plusieurs niveaux. Cela permet notamment de réduire les coûts. Des économies sont réalisées du fait d’une productivité augmentée.
Aussi, lorsque les workflows sont automatisés, l’entreprise a une bonne visibilité des tâches à exécuter. Mais d’abord, une cartographie des flux de travail doit être élaborée. Cela favorise une meilleure transparence des processus d’automatisation et donne une vue d’ensemble des flux de travail.
L’automatisation des workflows améliore également la communication. La visibilité étant accrue, la communication avec les employés ne peut être que plus précise.
Le fait d’automatiser les workflows garantit aussi un meilleur service à la clientèle. Par exemple, les réponses aux plaintes des clients pourraient être automatisées. Aussi, cela peut accroître leur engagement. Les clients seront à même de répondre plus rapidement en se servant d’outils d’automatisation.
Lorsque les workflows sont automatisés, les redondances de flux de travail sont supprimées. Il est plus facile d’identifier les tâches inutiles.
Par ailleurs, l’automatisation des workflows améliore le produit final global, l’erreur humaine étant éliminée.
Étapes de mise en œuvre de l’automation des workflows par la RPA
Il est nécessaire de passer par plusieurs étapes dans le cadre de la mise en œuvre de l’automatisation des workflows par la RPA.
Identification des tâches répétitives
Il est question à cette étape d’identifier les tâches répétitives pouvant bénéficier d’une automatisation. Si vous estimez qu’un aspect de votre workflow doit être amélioré du fait de sa nature répétitive, de son coût élevé ou de sa propension à l’erreur humaine, vous devez envisager l’automatisation de cette tâche. Pour cela, il est nécessaire d’avoir une connaissance approfondie des différentes opérations de votre entreprise.
Définition des objectifs de l’entreprise
A cet effet, vous devez déterminer clairement comment votre objectif commercial sera atteint lors de la mise en œuvre du workflow automatisé dans le domaine défini. Aussi, il est indispensable de déterminer si le processus de workflow automation atteindra ou non l’objectif de l’entreprise. Dans l’idéal, il est bon que le flux de travail en question soit simple et soit adapté par les employés qui l’utiliseront.
Choix du logiciel RPA
Il est indispensable d’utiliser un logiciel RPA permettant d’automatiser le workflow. Celui-ci doit permettre d’atteindre au mieux les objectifs qui ont été définis.
Formation des collaborateurs
C’est une nécessité de former vos collaborateurs à l’utilisation du nouveau logiciel de workflow automation.
Mesure des indicateurs clés de performance
Cette étape intervient lorsque le nouveau flux de travail est en place et fonctionne. Il est bon de mesurer les ICP et les commentaires des employés, ce qui pourrait contribuer à l’amélioration de l’expérience des utilisateurs et l’ensemble du flux de travail.
Automatisation des workflows par la RPA : domaines d’application
L’automatisation des workflows par la RPA peut être réalisée dans plusieurs domaines. Son déploiement est possible notamment dans la santé, la finance, le droit, le développement, les ventes, le marketing, l’informatique et les ressources humaines (RH). Le but peut ne pas être le même d’un domaine à un autre.
Dans l’univers de la santé, l’automatisation des workflows est par exemple envisageable pour automatiser les horaires de travail du personnel ainsi que les rotations de garde. On peut aussi y recourir pour l’admission et la sortie des patients ou encore le transfert automatique des dossiers médicaux électroniques des malades.
Dans les services juridiques, on exploite plus l’automatisation des workflows pour automatiser la facturation. Cela permet aussi de saisir de nouvelles informations sur les clients, de soumettre ou suivre les révisions de contrats et de gérer les délais des dossiers.
Dans le secteur des finances, on peut automatiser les workflows en vue, entre autres, d’approuver les comptes, de modifier les salaires et d’automatiser les demandes de congés payés.
Dans le secteur de l’informatique, l’automatisation des workflows permet par exemple de mieux traiter les incidents de sécurité, de créer de nouveaux comptes et de traiter les demandes de service.
Dans le domaine des ressources humaines, il est possible d’automatiser les flux de travail, comme les feuilles de temps, la gestion des changements et l’intégration ou le départ d’employés.
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